美容室の効率的な予約管理方法とは？

美容室の予約受付方法は主に「電話・メール」もしくは「予約システムの利用」ですが、予約受付方法によって予約管理の方法が異なります。

複数の方法で予約を受け付けている場合の管理や、カルテ・売上などの管理に手を取られ接客に集中できないというお店も多いのではないでしょうか。

この記事では、「電話・メールで予約受付する場合」「既存の予約システムで予約受付する場合」「LINE予約システムで予約受付する場合」の3つに分けて、それぞれの予約管理の概要・メリット・デメリットを解説していきます。

電話・メールで予約受付する場合の予約管理

ここでは、電話・メールで予約受付を行なっている場合の予約管理方法を解説します。

概要

電話・メールなどで予約受付する場合、予約を受ける度に手動で予約台帳に記入していく必要があります。また顧客情報・来店記録・施術メニューなどの確認・記録は、基本的に紙カルテで行うことになります。

メリット・デメリット

　＜メリット＞
　・お客様と意思疎通が図りやすい

　＜デメリット＞
　・電話予約の場合、予約内容の記録が残らない
　・機会損失の発生
　・予約台帳への記入漏れ・記入ミスが起こる
　・都度電話・メールの対応が発生する
　・予約スケジュールの調整・顧客情報の確認を手動で行う必要がある

電話・メールでの予約受付はシステム導入のコストが掛らず、ネットに不慣れなお客様でも予約しやすいことや、柔軟なやり取りができることなどがメリットです。

その一方予約・キャンセルなどの連絡を受けた際は、その都度手動で予約台帳を更新していくことになります。接客中や忙しい時などは特に、台帳への記入漏れ・記入ミスに繋がることもあり、この点はデメリットと言えるでしょう。

また予約スケジュールの調整・顧客情報の確認や更新を手動で行う必要がある点や、スタッフ間で情報共有しづらい点もデメリットです。

既存の予約システムで予約受付する場合の予約管理

ここでは、ホットペッパービューティー等既存の予約システムで予約受付している場合の予約管理方法を解説します。

概要

ホットペッパービューティーなど既存の予約システムで予約受付する場合は、基本的に掲載料(広告費)や売上に応じた手数料が発生します。

24時間予約受付することができ、顧客情報の管理や予約スケジュールの調整もシステム上で自動的に行われるので業務効率化できるのが特徴。サロン検索などをきっかけに新規顧客獲得にも繋がりやすくなります。

メリット・デメリット

　＜メリット＞
　・機会損失を削減できる
　・予約内容をデータで確認できる
　・新規顧客を獲得しやすい
　　(クーポン・口コミ・サロン検索 などをきっかけに)
　・業務効率化できる
　・確実な予約管理ができる
　・売上管理・顧客情報管理・事前決済などの機能を利用できる
　　※利用できる機能は導入するシステムによって異なります。　　

　＜デメリット＞
　・掲載料(広告費)・手数料が嵩む
　・顧客に対する情報発信が届きづらい

予約システムを導入すればシステムで確実な予約管理が行えるので、人為的なミスを削減して業務効率化できることがメリットです。

ですが、予約システムを利用する場合は基本的に掲載料(広告費)や売上に対する手数料が発生します。料金は利用するシステムにより異なりますが、掲載料(広告費)や手数料に関する具体的なデメリットとして下記2点が挙げられます。

1. 表示順位をアップさせて集客に繋げる為には掲載料(広告費)を上げる必要があり、予約サイト(ホットペッパービューティー等)への依存度が高まる。
2. リピーター顧客も予約サイト(ホットペッパービューティー等)を経由して予約することになるので、毎回売上に対して数％の手数料が発生してしまう。

また利用する予約システムによっては、メルマガ配信・予約サイト上での通知などで顧客へアプローチできますが、開封率が低く効果の低いアプローチとなってしまいます。

▼LINE予約システムRE:REのコミュニケーション機能

LINE予約システムで予約受付する場合の予約管理

ここでは、LINE予約システムで予約受付している場合の予約管理方法を解説します。

概要

LINE予約システムを利用する場合、お客様はお店のLINE公式アカウントの画面からそのまま予約することが可能です。別の予約サイトに遷移したり、メッセージをやり取りする必要はありません。

またLINEは普及率が高く、予約の為に新たに会員登録したりとお客様に手間を掛けることがありません。

メリット・デメリット

　＜メリット＞
　・機会損失を削減できる
　・予約内容をデータで確認できる
　・リピート率アップ
　・業務効率化できる
　・確実な予約管理ができる
　・売上に対する手数料が発生しない
　・売上管理・顧客情報管理・事前決済などの機能を利用できる
　・LINE上で予約前後のコミュニケーションが可能
　・予約の一元管理ができる
　　※利用できる機能は導入するシステムによって異なります。

　＜デメリット＞
　・コストがかかる

LINE予約システムは既存の予約システムと同様に、業務効率化や確実な予約管理ができることがメリットです。お客様側からみた違いとしては「使い慣れたLINEで予約できること」、お店側からみた違いとしては「リピート率アップに繋げやすいこと」などです。

LINE予約システムでは、外部予約サイト連携機能が可能な場合があります。
この機能を利用すれば別の予約システム(ホットペッパービューティー等)のデータを共有して、予約の一元管理が可能。ダブルブッキングを防ぎ、予約の取りこぼしを防ぐことにも繋がります。

▼LINE予約システムRE:REでの連携イメージ

また電子カルテ機能を利用することで、お客様の基本データ・来店記録・写真データを保存でき、スムーズな確認が可能になります。

▼LINE予約システムRE:REの電子カルテ機能

デメリットとしてコストが掛かるという点が挙げられますが、弊社が提供するLINE予約システムRE:REであれば月額9,800円と低価格で利用でき契約期間の縛りもありません。

導入するシステムによって利用できる機能は異なりますが、RE:REの場合は主に以下の機能がご利用いただけます。

• 電子カルテ
• 顧客管理機能
• サロン商品販売
• 売上計算
• 予約リマインド通知
• ホットペッパービューティー連携(3,000円/月)
• 事前決済

まとめ

今回は美容室の予約管理方法をご紹介しました。

予約受付方法によって予約管理の方法は異なり、それぞれにメリット・デメリットがあります。ですが、予約システムで予約受付することで業務効率化に繋がり、接客により集中することが可能です。

さらにLINE予約システムを活用すれば、業務効率化だけでなくリピート率アップに繋げやすい顧客管理が行えます。

弊社のLINE予約システムRE:REは月額9,800円で契約期間の縛りなくご利用が可能です。まずは無料のトライアルで効率的な予約管理をご体験いただけます。

少しでも気になることがあれば、ぜひ下記のボタンよりお気軽にお問い合わせください。