予約システムの導入方法や選択基準について解説！

「予約システムはどうやって導入するの？」「予約システムは何を基準に選択するべき？」などといった疑問をお持ちの方は少なからずいるでしょう。

2021年11月現在、多くのお店で使用されている予約システムにはお店独自の予約システムやLINEを使ったLINE予約システムなどがあります。店舗独自の予約システムやLINE予約システムなどで、それぞれで使える機能などが異なるため、導入前に使える機能を理解する必要があります。

今回は、予約システムの導入方法や選択基準について紹介します。

予約システムの導入方法

既存の予約システムを利用

予約アプリの導入方法１つには、予約アプリをレンタルするという方法があります。予約システムをレンタルする場合には、月額で料金がかかり予約システムを提供しているサービスなどにより料金や使用できる機能が様々です。また、料金や使用できる機能によりいくつかのプランなどが用意されている場合もあります。

予約システムレンタルサービスは、提供している業者により業種指定をされていることもあるため、導入前に実際に利用者がどの業種が多いのかなど情報収集することで、比較的導入後も問題なく利用できます。

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自社で予約システムを開発

自社で開発するという選択肢もあります。しかし、中小規模の店舗でシステムを開発するのはあまり現実的ではなく、プログラミングスキルが必要なことに加え、メンテナンスも全て自社で対応する必要があります。エンジニアやプログラマーがいないなど、自社で開発できるリソースがない場合には、システム開発会社に予約システムの制作を依頼することになります。

自社で0から予約システムを開発する場合はオリジナリティが出せる、理想通りの予約システムが開発できるなどのメリットがあり、希望に応じた機能やシステムの開発が可能です。ただし、理想の予約システムの構築に繋がる一方、自社開発は費用や時間がもっともかかる方法です。

開発会社へ委託

オリジナルの予約システムを開発会社に委託する場合、コストは高額になります。また、数カ月以上の開発期間が必要になることもあります。その分、自店舗の顧客管理システムとの連携ができたり、既存の予約システムにはない機能を実装できるなどのメリットがあります。ただし、予約システムの開発を依頼した場合「システム開発会社に任せておけば大丈夫」と考える人も多いでしょう。

システム開発会社にすべて任せっきりにしてしまうのは、実は危険です。具体的なことを伝えず予約システム開発をすべて丸投げしてしまうと、必要な機能がない、イメージと違うなどで修正や作り直しが発生する可能性が高いです。欲しい機能、デザインのイメージなどを要件定義の時点で具体的に伝えるようにしましょう。

予約システムを導入するメリット

リピーター増加

予約システム導入のメリットの１つ目として、リピーターが増えることが挙げられます。予約アプリを導入することでリピーターが増える理由は、お客様がお店の情報など目にする機会が増え、親密度が高まるからです。実際に、LINE予約システムといったLINEを使用した予約アプリではメッセージを直接顧客に送れる点からお客様とのコミュニケーションの機会が増えリピート率が増加する店舗が多数あります。

顧客が使い慣れたLINEを使用し予約を受け付けるため操作も簡単で、リピート率が増加することが挙げられます。LINE予約システムの場合において「LINE公式アカウント」を活用した自動予約管理システムですので公式LINEの活性化も可能です。

顧客管理

予約システムを利用することで、オプションによっては顧客管理も同時に行うことができます。顧客管理機能では、顧客の年齢・性別・最終来店日などの確認ができ、来店頻度が落ちてきた顧客に対しては、メッセージの配信やクーポンの配布で顧客へ来店促進対策などを積極的に行う事が可能です。

顧客情報もスマートフォンに対応した予約管理システムで一元管理できれば、スタッフはそれぞれ手が空いた時にスマートフォンを取り出し、さっと情報を入力できるようになります。日中の作業負荷を上げることなく残業時間の削減にもつながるでしょう。

業務効率化

予約システム導入の最大のメリットは、業務の効率化ができることです。予約システムを使えば、顧客が自ら予約に関する情報を入力できるので、従業員の手を借りる必要がありません。パソコン・タブレット・スマホなどで、予約状況をいつでもどこでも確認できます。

予約管理システムを導入することで、日程調整、変更・キャンセル対応などの業務負担が大きく軽減されます。浮いた人手や時間をほかの業務に充てられるため、業務効率化はもちろん、人件費削減も期待できます。予約管理システムの導入には若干のコストがかかりますが、これまで紹介したような数多くのメリットがあり、費用対効果は大きいと考えられます。

予約アプリの選択基準

外部予約サイト連携機能

予約アプリを新たに導入する多くの方は、電話・メール・SNSなど様々な経路で予約管理をしているかと思います。予約システム導入時に、すでに顧客情報を管理しているシステム（ホットペッパービューティーなど）があれば、API連携することで同じデータを共有し二重管理を防げます。

予約アプリに外部予約サイト連携機能がなければ、手動で現在している予約サイトと予約管理を調整する必要があります。もし連携をしていない場合、予約管理の時間がかり業務負担が増える可能性があります。外部の予約サイト連携でスケジュール調整等し効率化が図れます。

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料金プラン

予約アプリにより月額料金や初期費用は様々です。また、料金プランに応じて利用できる機能も異なることがあるため、導入予定の予約アプリはどのような料金プランがあり、利用できる機能はどのようなものかなどを導入前に決めておくことをオススメします。

導入するシステムにより費用は大きく異なります。事前に予算を立てた上で必要な機能を明確にし、導入コストやランニングコストをしっかりと確認して選択するようにしましょう。システムによっては無料版を用意しているものもありますが、多くは機能限定版のため、十分な効果を実感できません。テストで利用する場合を除き、有料システムの導入を検討したほうが高い効果を期待できます。

対象業種に当てはまるか

予約アプリを提供しているサービスには対象業種より適切かどうかの判断が大事です。予約アプリが対象業種を指定している理由は、予約管理機能以外に顧客管理機能やカルテ管理機能などが同じ料金で利用できる場合があります。美容室・サロン・エステ・マツエク業界などでは、顧客管理やカルテ管理は必ず必要になってくることでしょう。

予約管理機能に顧客管理機能・カルテ管理機能があることで管理業務の一元化ができ効率よく業務を行えます。また、予約管理機能以外の機能は追加料金がかかることなく利用できる予約アプリもあることから導入予定の予約アプリにはどんな機能が備わっているかは導入前に理解しておくと良いでしょう。

まとめ

今回は予約システムの導入方法や選択基準について紹介しました。

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予約管理や会計方法などにお困りの方は是非、予約システムの導入をしてみてください。

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